1) Neznáte cíl
Pouštět se do projektů bez jasně definovaného cíle patří k největším problémům v projektovém managementu. „Zásadní je určit si naprosto jasný cíl. Často se stává, že projekty vlastně nemají stanovený okamžik, kterým končí. Tím pádem není možné je vyhodnotit,“ upozorňuje Hajkr. Pokud se tedy chcete projektem dostat z jednoho bodu do druhého, musíte si uvědomit, kde přesně chcete v koncovém stádiu být. Hudební festival tak nemusí končit posledním odehraným koncertem, ale uklizeným areálem a vyúčtovanou poslední korunou na všechny účinkující.
2) Pletou se vám cíle s užitkem
Říkáte si, že definice cíle pro vás není problém. Ale jste si jistí, že jste opravdu definovali cíl a ne užitky projektu? Pokud si tyto dva pojmy spletete, usilujete o nedosažitelné. „Užitky znamenají všechny přínosy a benefity, které vznikají po dosažení našeho vytouženého stavu, tedy cíle. Užitky ovšem do projektu nepatří, protože projekt sám o sobě nemá moc k tomu, aby vám užitky dodal,“ upozorňuje expert. Jako příklad uvádí projekt opravy rybníka. „Chceme například opravit rybník, na kterém budou moct děti v zimě bruslit. To znamená, že naším cílem je opravit hráz v rybníce tak, aby udržela vodu. Až po dosažení cíle se můžou dostavit přínosy. Třeba to, že děti budou díky pohybu zdravější,“ říká Hajkr.
3) Máte spoustu cílů
Bojíte se, že si špatně stanovíte cíl. A tak si jich pro jistotu vymyslíte hned několik. Tato taktika se vám může rychle vymknout z rukou. „Pobavte se v týmu o tom, jaká je skutečná výzva vašeho projektu. Najděte hlavní důvod, proč váš projekt existuje,“ upozorňuje Hajkr. Čím více cílů máte, tím více jdete do šířky a zvyšujete riziko, že nedosáhnete toho, co skutečně potřebujete. „I tady platí, že méně znamená více. Stanovte si jeden hlavní cíl, který bude vašemu projektu dodávat energii,“ dodává expert. A rada platí jak na pořádání velkého eventu, tak na plánování bakalářské nebo diplomové práce.
4) Nemluvíte spolu
Když se kecá, tak se nedělá. Toto heslo podle Hajkra v projektovém managementu neplatí. „Důležitou součástí projektu je to, že se o něm bavíte, že ho plánujete. Jedna hodina věnovaná přípravě vám ušetří deset hodin při realizaci,“ vysvětluje. Často se stává, že v začátcích projektu spolu členové realizačního týmu málo mluví. Pak musí spoustu času věnovat řešení problémů, které díky tomu vzniknou.
Hajkr dále upozorňuje, že byste si měli uvědomit rozdílnosti v lidském vnímání. „Každý z nás je jedinečný a realitu si interpretuje podle sebe. Nespoléhejte se na situace, kdy vám všichni na společném setkání odkývají, že vám rozumí a vědí, co po nich chcete. Ověřujte si to a ptejte se jich. Každý člověk totiž přemýšlí a chápe jinak. Mimoto lidé často přikyvují jenom proto, že to dělají všichni ostatní kolem nich,“ upozorňuje.
Jihomoravské inovační centrum (JIC) pomáhá začínajícím i zkušeným podnikatelům s tím, aby jejich nápady měnily svět. Pro startupy i zavedené společnosti nabízí konzultace, školení i networking a další služby, díky kterým se učí inovovat a být úspěšnější. Každou třetí středu večer nabízí přednášky na témata ze startupového života pod hlavičkou StartupClubu. Záznamy všech akcí si můžete pustit na kanále YouTube uživatele jic.brno.
5) Chybí vám klíčoví lidé
Projekt s největší pravděpodobností nebude úspěšný, pokud do něj nezapojíte klíčové aktéry. To platí například pro firmy, ve kterých vrcholový management požaduje změnu, ale odmítá se jí zúčastnit. „Pokud šéf nemá čas, není možné, aby byl projekt úspěšný. On je tím klíčovým hybatelem, který vytváří prostředí projektu a dělá důležitá rozhodnutí. Bez klíčových lidí se nedají změny dobře dělat,“ doplňuje expert. Pokud tedy z pozice ředitele programu plánujete studentský festival a chcete jej udělat úplně jinak než v předchozích letech, nestačí myšlenku jen předat, ale být její součástí, aby se nevymknula z rukou.
6) Necháte se vykolejit nejistotou
Týden před odevzdáním diplomky vám může shořet počítač. Během festivalu k ukončení semestru bude celý den lít jako z konve. Při vašem vystoupení na pódiu během vámi organizovaného benefičního koncertu nebude fungovat mikrofon.
Říkáte si, že v projektu na vás čeká tolik rizik, že je lepší nic neplánovat, nebo to prostě celé zabalit? Anebo naopak horlivě vymýšlíte všechna možná opatření, jak rizikům předejít? Ani jeden přístup není ideální. Rizika byste sice neměli brát na lehkou váhu, ale není dobré se jimi nechat převálcovat. „Počítejte s tím, že nejistoty se nejde úplně zbavit. Nikdy nemáte prostředky k tomu, abyste všechna rizika ošetřili. Pokud se o to budete snažit, nebudete moct vůbec žít. Neznamená to ale, že byste se neměli snažit rizika alespoň částečně eliminovat, anebo projekt vůbec neplánovat. Jen zkrátka počítejte s tím, že věci budou ve výsledku vždy trošku jiné, než jste předpokládali,“ doporučuje Hajkr.
Na celou přednášku si můžete podívat zde. Další články citovaného experta Josefa Hajkra naleznete na jeho blogu nebo na LinkedIn SHINE.
Autor: Nikola Jakubová (Jihomoravské inovační centrum)
